Verfahren der Beihilfengewährung und der Beihilfeabrechnung

Verfahren bei der Beihilfengewährung

Verfahren der Beihilfegewährung (§ 17 BhV)

Beihilfen werden nur auf schriftlichen Antrag des Beihilfeberechtigten gewährt. Hierfür sind ausschließlich die vom Bundesinnenministerium bzw. den zuständigen Stellen nach landesrechtlicher Bestimmung herausgegebenen Formblätter zu verwenden. Hierzu gehören auch amtliche EDV-Ausdrucke.

TIPP: Vollmacht für Antragstellung hinterlegen
Die Beihilfevorschriften schreiben die Antragstellung durch den Beihilfeberechtigten vor. Der Antrag ist also personengebunden. Vorsorglich sollte der Beihilfeberechtigte bei der Festsetzungsstelle eine Vollmacht hinterlegen für eine Person seines Vertrauens, damit diese beispielsweise in Notfällen oder anderen besonderen Situationen für den Beihilfeberechtigten den Antrag stellen kann. Fragen Sie Ihre zuständige Festsetzungsstelle, ob diese hierfür bestimmte Formulare bereit hält oder eine formlose Vollmacht genügt, die sie zu den Beihilfeakten der Behörde geben sollten.

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Aus der Rechtsprechung - Urteil zur Beihilfe:
Kein Outsourcing der Beihilfebearbeitung
Der Dienstherr kann sich nicht durch einen Servicevertrag mit einem privaten Unternehmen (hier einer GmbH) der Beihilfebearbeitung entledigen. Die Auslagerung der Beihilfesachbearbeitung verletzt Grundsätze des Personalaktenrechts, die im Verhältnis zur datenschutzrechtlichen Regelung den Charakter einer abschließenden Sonderregelung einnehmen. Die Beihilfeunterlagen stellen Bestandteile der Personalakten dar. Behördenexternen Personen ist der Zugang zu den Personalakten von vornherein verschlossen. Beihilfeakten unterliegen zudem im Vergleich zu den sonstigen Personalakten einem besonderen Abschottungsgebot, das die Vertraulichkeit und Geheimhaltungsbedürftigkeit unterstreicht. Die Verpflichtung, die Beihilfeakten mit Rücksicht auf ihren hochsensiblen Inhalt abzuschotten, bezieht sich bereits auf das Verhältnis zwischen der Beihilfestelle und der übrigen Personalverwaltung und bedürfen schon verwaltungsintern einer Sonderbehandlung. Daraus folgt, dass die Führung der Beihilfeakten außerhalb der Verwaltung einem solchen Verständnis des Abschottungsgebots umso weniger gerecht werden kann. Das Personalaktenrecht entfaltet demgemäss eine Sperrwirkung gegenüber einer Verlagerung der Beihilfebearbeitung nach außen bzw. an Dritte.
Auszug aus dem Urteil des OVG Koblenz vom 19. April 2002 – 2 A 10209/02

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Aufwendungen für Halbwaisen können zusammen mit den Aufwendungen des Elternteils in einem Antrag geltend gemacht werden.

Ist zum Zeitpunkt der Beantragung der Beihilfe die Beihilfeberechtigung entfallen, ist eine Beihilfe trotzdem zu gewähren, wenn zum Zeitpunkt des Entstehens der Aufwendungen eine Beihilfeberechtigung gegeben war.
Eine Beihilfe wird nur gewährt, wenn die mit dem Antrag geltend gemachten Aufwendungen insgesamt mehr als 200,00 Euro betragen. Erreichen die Aufwendungen aus zehn Monaten diese Summe nicht, so kann auch hierfür eine Beihilfe gewährt werden, wenn diese Aufwendungen 15,00 Euro übersteigen.

TIPP: Ausnahmen der Antragsgrenze
Die Antragsgrenze von 200,00 Euro gilt nicht, wenn der Beihilfeberechtigte aus dem beihilfeberechtigten Personenkreis ausgeschieden ist oder den Dienstherrn gewechselt hat.

Beihilfen werden grundsätzlich nur für Aufwendungen gewährt, die durch Belege nachgewiesen werden können. Es sind möglichst Originalbelege vorzulegen. Duplikate, Kopien und Abschriften werden anerkannt, wenn sie beglaubigt sind oder es erkennbar ist, dass sie vom Rechnungssteller ausgefertigt worden sind. Seit dem 1. 1. 2004 müssen Rezepte zusätzlich vom Apotheker mit einer Registriernummer (sog. Pharmazentralnummer) versehen sein, sonst gibt es keine Beihilfe für das verordnete Medikament. Die Gewährung von Beihilfen nach dem Tod des Beihilfeberechtigten nach § 16 BhV, beim Vorhandensein mehrerer Beihilfeberechtigter (§ 17 Abs. 3 Satz 2 BhV) sowie zu Aufwendungen für Halbwaisen erfolgt nur nach Vorlage der Originalbelege. Die Beihilfe wird dem berechtigten Antragsteller gewährt, der die Originalbelege zuerst vorlegt.

TIPP: Anforderungen an den Beleg
Jeder Beleg muss die spezifischen Leistungen unter Angabe der einzelnen Ziffern der Gebührenordnung enthalten. Auf der Arzt- bzw. Krankenhausrechnung muss die Diagnose angegeben sein. Verordnete Arzneimittel müssen auf dem Rezept die Pharmazentralnummer aufweisen.

Der Beihilfeantrag ist unter Beifügung der Belege der Festsetzungsstelle vorzulegen. Die bei Bearbeitung der Beihilfen bekannt gewordenen Angelegenheiten unterliegen der Geheimhaltung, sie dürfen nur für den Zweck verwandt werden, für den sie bekannt gegeben sind, es sei denn, es besteht eine gesetzliche Berechtigung oder Verpflichtung zur Offenbarung oder der Beihilfeberechtigte bzw. der Angehörige ist damit schriftlich einverstanden.

TIPP: Hinweis zu § 17 der BhV
In einem verschlossenen Umschlag bei der Beschäftigungsdienststelle eingereichte und als solche kenntlich gemachte Beihilfeanträge sind ungeöffnet an die Festsetzungsstelle weiterzuleiten.

Als Festsetzungsstellen entscheiden

• die obersten Dienstbehörden über die Anträge ihrer Beschäftigten und der Leiter der ihnen unmittelbar nachgeordneten Behörden,
• die den obersten Dienstbehörden unmittelbar nachgeordneten Behörden über die Anträge der Beschäftigten ihres Geschäftsbereichs,
• die Pensionsregelungsbehörden über die Anträge der Versorgungsempfänger.

Abweichende Regelungen durch die obersten Dienstbehörden bezüglich der Zuständigkeit für ihren Geschäftsbereich sind möglich. Die Zuständigkeit in den Ländern ist durch landesrechtliche Bestimmung festgelegt.

Die Belege sind vor Rückgabe an den Beihilfeberechtigten von der Festsetzungsstelle als für Beihilfezwecke verwendet kenntlich zu machen. Die Verwendung der Belege für Beihilfezwecke soll so kenntlich gemacht werden, dass auch bei mehreren Beihilfeberechtigungen andere Verwaltungen die Verwendung erkennen können.

Dem Beihilfeberechtigten können Abschlagszahlungen geleistet werden. Soweit ein Krankenhaus oder eine Dialyse-Institution auch beim Nachweis der Beihilfeberechtigung auf Vorauszahlungen nicht verzichtet, können diese Einrichtungen einen Abschlag anfordern. Hierfür sind allerdings vorgeschriebene Formblätter zu verwenden. Der Abdruck von Formblättern erschien uns nicht sinnvoll, da in den Ländern abweichende Formblätter möglich sind.

Bei häuslicher Pflege (§ 9 Abs. 4 BhV) und bei stationärer Pflege (§ 9 Abs. 7 BhV) ist auf Antrag für die Dauer von jeweils bis zu sechs Monaten monatlich ein Abschlag auf die Beihilfe möglich. Danach muss die Beihilfe unter Berücksichtigung eventueller Unterbrechungszeiten endgültig festgesetzt werden.

Ist bei einem Sanatoriumsaufenthalt (§ 7 Abs. 2 Nr. 2 BhV) oder bei einem Auslandsaufenthalt (§ 13 Abs. 2 Nr. 2 BhV) die vorherige Anerkennung der Beihilfefähigkeit unterblieben, wird Pauschalbeihilfe nur dann gewährt, wenn das Versäumnis entschuldbar ist und die sachlichen Voraussetzungen für eine Anerkennung der Beihilfefähigkeit nachgewiesen sind.

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